הטלפון מצלצל ללא הפסקה, הבוס זקוק בדחיפות למסמכים ובין לבין קולגות מגיעים עם שאלות - הכאוס משתולל. ובסופו של יום, חצי מהעבודה נותרה מבוטלת. בטווח הארוך, הכיף בעבודה הולך לאיבוד. הדבר היחיד שיכול לעזור עכשיו הוא אסטרטגיה עקבית.
קבעו סדר עדיפויות בזמן
קבעו סדר עדיפויות בזמן על פי עקרון 60:40. המשמעות היא: 60 אחוז מהזמן מתוכנן לעבודה בפועל, 20 אחוז לפעילויות בלתי צפויות ועוד 20 אחוזים לפעולות ספונטניות. קח בחשבון תמיד את עקומת הביצועים האישית שלך.
לא בהכרח כדאי לתזמן משימות לא נעימות או קשות לאחר הפסקת הצהריים, אלא דבר ראשון בבוקר כשאת כשירה ומלאת עוצמה.
עקרון אייזנהאואר
כדי להתמודד עם שיטפון המסמכים הנכנסים, נשיא ארה"ב לשעבר אייזנהאואר חילק דואר לארבע קטגוריות: "חשוב ודחוף" טופל תחילה. "דחוף", או ענייני מועד אחרונים, הגיע לאחר מכן, ואחריו "חשוב".
כל מה שלא היה "חשוב ולא דחוף" נכנס לפח. מיין את המשימות שלך על פי מערכת זו. הכינו רשימת פעילויות וקבעו את הזמן למשימה. בדוק את הרשימה באופן קבוע. בדוק את כל הפרויקטים שהושלמו. תבחין: לאחר כל סימן ביקורת, המוטיבציה גוברת.
הימנע משחיקה: בצע את הדברים הלא נעימים קודם
בצע תחילה את המשימות החשובות והדחופות ביותר ואל תעבור למשימה אחרת שביניהם. זה מגביר את המוטיבציה וחוסך אותך מהצורך ללמוד את החבלים מחדש.
אם שני דברים חשובים באותה מידה, העדיף את הדבר הלא נעים יותר. לדוגמה, אם אתה לא אוהב לדבר עם לקוחות לא מרוצים בטלפון, עדיף שתעשה זאת קודם. אחרי הכל, משימות לא נעימות שנדחות משתקות וחוסמות. אולם ברגע שהעניין לא יצא מהשולחן, תוכלו לעבור לפרויקט הבא בחופשיות.
להזמין ליד השולחן
שולחן מסודר לא רק מספק סקירה כללית. זה מקל על העבודה ונותן מקום ליצירתיות. אז נקה את כל מהשולחן שלא קשור לפרויקט הנוכחי. מסמכים על משימות אחרות מסיחים את הדעת ומעניקים רושם של חנק בעבודה.
בכל עבודה ישנם גם מקרים דחופים שיש לטפל בהם בהתראה קצרה בין לבין. אבל אלה לא אמורים להפוך לסדר היום. לכן חשוב לומר מדי פעם "לא". הסכים עם עמיתים או ממונים על מסגרת זמן מציאותית בה תוכל להשלים את המשימות הדחופות כביכול.
למנוע שחיקה: קח הפסקות מיני כדי להירגע
ישיבה מול המחשב האישי שלך במשך מספר שעות במתיחה לא רק מובילה למתיחות שרירים, אלא גם לשפל ביצועים. פשוט כבה בין לבין. קצר הַרפָּיָה תרגילים מביאים כוח חדש. אלה כוללים עמוק נשימה, לדוגמה. לעצום עיניים. לנשום עמוק דרך שלך אף ולהרגיש את דופן הבטן שלך בולטת באטיות. ואז לנשוף לאט דרך פה וצפו איך הבטן שוב הופכת שטוחה יותר.
חזור על התרגיל חמש פעמים - רצוי שהחלון פתוח. המצח לְעַסוֹת יש גם השפעה מרגיעה מאוד. לשם כך הניחו את קצות האצבעות על מרכז המצח ואז לאט ובעדינות שבץ מהמרכז למקדשים. חזור על התהליך כולו שמונה פעמים. זה הגיוני לקחת שלוש עד חמש הפסקות מיני של חצי דקה עד דקה כל אחת לשעה.
תוכנית איזון נגד שחיקה
סוף יום העבודה הוא הזמן להתחדש. אז השאר את הבעיות של יום העבודה במשרד. אם אינך מצליח להסתדר, עליך לפתח אסטרטגיית כיבוי. זה אומר: אחרי יום העבודה, משהו נחמד נמצא בראש סדר היום כדי להסיח את דעתך. מקשיב למוסיקה, בישול, מדיטציה, אמבטיה חמה או ריצה קלה סביב הבלוק ליצור את המרחק הדרוש.